Informativa sul trattamento dei dati personali per i volontari
Informativa ai sensi del Regolamento UE 2016/679 (GDPR)
EMERGENCY ONG ETS, con sede principale in Via Santa Croce 19 – 20122 Milano, è Titolare del trattamento ai sensi del Regolamento UE 2016/679 (in seguito, GDPR).
Il Consigliere delegato al Trattamento dei Dati è contattabile all’indirizzo di posta elettronica privacy@emergency.it. Il Responsabile della protezione dei Dati Personali (DPO) può essere contattato all’indirizzo di posta elettronica dpo@emergency.it.
1. CATEGORIA DI DATI
I Dati Personali trattati dal Titolare includono:
DATI COMUNI: (i) dati identificativi (nome, cognome, età, sesso, codice fiscale, data e luogo di nascita); (ii) dati di contatto (indirizzo di residenza o domicilio e recapito postale, telefono/cellulare, e-mail); (iii) immagini (fotografiche o audio-video), (iv) informazioni sul titolo di studio, attività professionale, conoscenze pratiche e abilità particolari, (v) dati bancari e/o di pagamento (per eventuali rimborsi).
DATI PARTICOLARI: (vi) informazioni sullo stato di salute; (vii) informazioni sulla tua attività con EMERGENCY.
2. FINALITÀ E BASI GIURIDICHE
I Dati Personali saranno trattati per l’adempimento delle seguenti finalità:
PER CHI VUOLE DIVENTARE VOLONTARIO
a) per procedere alla formazione di potenziali nuovi volontari dell’associazione in vista dell’effettiva instaurazione del rapporto di volontariato.
Il conferimento dei dati – in particolare in questa fase includenti solo (i) dati identificativi (nome, cognome); (ii) dati di contatto (città di residenza o domicilio, e-mail) – per la finalità di cui al punto a) è necessario a garantire l’esecuzione dei rapporti precontrattuali rispetto al contratto di collaborazione di volontariato gratuito.
PER I VOLONTARI OCCASIONALI
b) gestire le attività di volontariato occasionale dell’associazione, ed in particolare delle iniziative per cui l’interessato ha dimostrato interesse.
La base giuridica del trattamento dei dati – in particolare in questo caso includenti solo (i) dati identificativi (nome, cognome, codice fiscale, data e luogo di nascita, sesso); (ii) dati di contatto (indirizzo di residenza e domicilio, telefono/cellulare, e-mail) – per la finalità di cui al punto b) è il contratto di collaborazione volontaria gratuita occasionale (VOLONTARI OCCASIONALI), nel rispetto di procedure amministrative interne, adempimento di obblighi di Legge o regolamenti vigenti in Italia.
PER I VOLONTARI
c) gestione delle attività di volontariato;
Il conferimento dei dati per le finalità di cui al punto c) sono necessari a garantire l’esecuzione del rapporto contrattuale di collaborazione volontaria gratuita (VOLONTARI) nel rispetto di procedure amministrative interne, adempimento di obblighi di Legge o regolamenti vigenti in Italia.
PER I VOLONTARI E I VOLONTARI OCCASIONALI
d) per le necessarie procedure amministrative, contabili e fiscali o per obblighi di legge derivanti dall’avvio e gestione del rapporto di collaborazione, anche a titolo gratuito;
e) per garantire le coperture assicurative previste per legge.
Il conferimento dei dati per le finalità di cui al punto d) ed e) sono necessari a garantire l’esecuzione del rapporto contrattuale di collaborazione volontaria gratuita (VOLONTARI) e contratto di collaborazione volontaria gratuita occasionale (VOLONTARI OCCASIONALI), e nel rispetto di procedure amministrative interne, adempimento di obblighi di Legge o regolamenti vigenti in Italia.
Il mancato conferimento o un successivo diniego al trattamento per queste predette finalità non consentirà l’avvio o la prosecuzione del rapporto di collaborazione con EMERGENCY.
f) per attività di monitoraggio e reporting interno del titolare del trattamento, incluse immagini e filmati audio-video;
g) per fornire informazioni, trasparenza e rendicontazione a donatori o enti istituzionali e non istituzionali, revisori interni o esterni e/o partner, incluse immagini e filmati audio-video;
h) l’invio di comunicazioni di natura informativa, promozionale e di raccolta fondi relative alle attività e iniziative di EMERGENCY.
I trattamenti di cui alla lettera f), g) e h) saranno effettuati sulla base del legittimo interesse di EMERGENCY.
In particolare:
– il trattamento di dati, compresa la ripresa di immagini foto e audio-video del personale di EMERGENCY per valorizzare il contributo offerto da chi collabora con EMERGENCY per monitoraggio e reporting interno e per trasparenza, informazione e promozione delle attività dell’associazione a enti istituzionali e privati con cui la l’associazione coopera (punto f) e g));
– per l’invio di comunicazioni (punto h)) a rendere il rapporto con coloro che collaborano con l’associazione più consapevole e duraturo tramite l’invio di informazioni specifiche sulle particolari attività o iniziative di EMERGENCY e per informare tempestivamente sulle necessità più urgenti dei progetti in fase di avvio o di sviluppo (report, newsletter, etc.), comprese le iniziative di volontariato dell’associazione.
PER CHI VUOLE DIVENTARE VOLONTARIO, I VOLONTARI OCCASIONALI E I VOLONTARI
i) Informare il pubblico e promuovere tramite attività di comunicazione il lavoro di EMERGENCY in Italia e all’estero, valorizzando anche il contributo offerto dai propri collaboratori, dipendenti e volontari.
I trattamenti di cui alla lettera i) saranno effettuati sulla base del consenso libero, informato, specifico, inequivocabile dell’interessato.
Le immagini del personale di EMERGENCY riprese nello svolgimento delle proprie attività (punto i)) potranno essere pubblicate in forma cartacea e/o digitale (es. newsletter, portale eventi, etc.), in pubblicazioni a pagamento, sui canali social (es. Facebook, Instagram, X, YouTube), sul sito internet dell’associazione e per l’invio di comunicazioni relative a eventi e iniziative di sensibilizzazione e sostegno dell’associazione, oltre a essere utilizzati per mostre o esposte/proiettate in altri eventi promossi dall’associazione. Le immagini raccolte potranno essere elaborate, comunicate ad altri soggetti, diffuse pubblicamente nei limiti pertinenti alle finalità di trattamento indicate ed eventualmente trasmesse a terzi (es. partner, sostenitori, etc.).
Una copia dell’informativa privacy specifica ed estesa relativamente al trattamento delle immagini per tale finalità sarà resa di volta in volta in occasione delle riprese.
3. MODALITÀ
Le operazioni che prevediamo necessarie in relazione alle finalità descritte sono (ex Art. 4, GDPR): raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, elaborazione, modificazione, selezione, estrazione, raffronto, utilizzo, interconnessione, blocco, comunicazione, cancellazione e distruzione dei dati. I Dati Personali saranno sottoposti a trattamenti sia cartacei sia elettronici, anche automatizzati, in modalità tali da assicurare elevati livelli di sicurezza e riservatezza ai trattamenti, inclusa la conservazione (se prevista).
Per quanto riguarda i volontari e i volontari occasionali, in esecuzione del rapporto di collaborazione volontaria gratuita e di volontariato occasionale, i tuoi dati saranno inseriti nel registro volontari di EMERGENCY per garantire la copertura assicurativa prevista dalla legge (DM 6 ottobre 2021 – GU Serie Generale n.285 del 30-11-2021).
4. DESTINATARI
I Dati Personali trattati potranno essere conosciuti solo da personale specificamente incaricato delle operazioni di trattamento e potranno essere comunicati a terzi – in qualità di Titolari autonomi o eventualmente nominati Responsabili del trattamento, ex Art. 28 GDPR – cui possono essere affidate specifiche attività di trattamento, quali ad esempio servizi di manutenzione delle banche dati, agli istituti bancari che effettueranno il trattamento dei dati per le finalità relative alla gestione dei mezzi di pagamento, le comunicazioni e altre operazioni connesse al coordinamento e alla gestione dei volontari e della promozione di attività di volontariato, e alla realizzazione e pubblicazione di materiale di informazione, promozione e sensibilizzazione delle attività dell’associazione, verifiche di funzionalità o altre attività di supporto tecnico a tutela della riservatezza, integrità e disponibilità dei dati personali degli interessati.
L’elenco aggiornato dei Responsabili del trattamento nominati può essere richiesto in ogni momento a privacy@emergency.it.
I Dati Personali non saranno comunicati per altri scopi né, tanto meno, diffusi, ad eccezione delle foto e/o audio-riprese (come descritto nel paragrafo FINALITÀ E BASI GIURIDICHE di cui sopra – punto i)).
5. DIRITTI E MODALITÀ DI ESERCIZIO
Gli interessati possono esercitare in qualsiasi momento i diritti di cui agli Artt. 15 e seguenti del GDPR e precisamente:
a) aver accesso ai Dati Personali che sono oggetto di trattamento;
b) ottenere sempre la rettifica, l’integrazione o la cancellazione degli stessi o, a determinate condizioni, la limitazione del trattamento;
c) nei casi previsti, opporsi al trattamento;
d) revocare il consenso (l’eventuale revoca non pregiudica la liceità dei trattamenti già eseguiti);
e) conoscere l’elenco aggiornato dei Responsabili del trattamento;
indirizzando una richiesta al Consigliere delegato al trattamento dei Dati Personali (privacy@emergency.it), tramite posta ordinaria o posta elettronica. L’interessato potrà inoltre rivolgersi al DPO di EMERGENCY (dpo@emergency.it) per qualsiasi chiarimento o necessità riguardanti il trattamento dei dati personali. Nei casi previsti, gli interessati possono anche proporre reclamo all’Autorità di controllo (GPDP – Garante per la Protezione dei Dati Personali).
6. TERMINI DI CONSERVAZIONE
I Dati Personali raccolti verranno conservati per il tempo necessario ad adempiere alle finalità sopra riportate – e comunque al massimo:
– 10 anni dal termine della collaborazione – salvo il rispetto di eventuali altri diritti, obblighi o esigenze di tutela a norma di Legge, per il VOLONTARIO;
– 2 anni dalla partecipazione alle iniziative per il VOLONTARIO OCCASIONALE e CHI VUOLE DIVENTARE VOLONTARIO, salvo l’interessato sia già donatore di EMERGENCY (https://www.emergency.it/privacy/sostenitori-e-donatori/) e/o successiva acquisizione per il trattamento dei medesimi in qualità di VOLONTARI, e il rispetto di eventuali altri diritti, obblighi o esigenze di tutela a norma di Legge.
Ultima modifica: maggio 2025 – Questa Informativa potrebbe subire aggiornamenti: su questa pagina potrai sempre trovare la versione più recente.