Travel Officer

La figura entra a far parte dell’ufficio Logistics & Supply del Field Operations Department di EMERGENCY, all’interno del team Travel and Booking e risponde direttamente al Responsabile dell’ufficio.  

Ogni anno circa 230 espatriati partono con EMERGENCY per effettuare una missione presso i progetti dell’organizzazione all’estero. Il/la Travel Officer è la figura responsabile di rendere possibili tutti gli spostamenti dello staff, in coerenza con la pianificazione del personale, al fine di rispondere in maniera adeguata e tempestiva alle necessità dei singoli progetti.  

Per fare questo, il/la Travel Officer lavora quotidianamente in partnership con un’agenzia viaggi esterna per l’emissione dei biglietti, garantendo la necessaria conciliazione tra le tempistiche, i costi e le esigenze di progetto.  

Si richiede una reperibilità di 24/7 per rispondere ad emergenze o situazioni impreviste legate agli spostamenti dello staff in partenza/rientro.    

Principali compiti e responsabilità

• Prendere in carico la parte logistica legata alla partenza: una volta ricevuta la segnalazione dall’Ufficio HR FOD della conferma di missione di un espatriato, si attiva per elaborare una proposta piano volo insieme all’agenzia viaggi e avvia le procedure per richiedere il visto necessario per l’ingresso nel Paese;  

• redigere ed aggiornare le Travel Policies, in stretta collaborazione con l’International Staff Management team;  

• richiedere tutta la documentazione necessaria per ottenere il work permit e consentire un sicuro accesso e permanenza delle persone nel Paese;  

• avviare le pratiche per apertura/chiusura dell’assicurazione e fornire una reportistica mensile aggiornata sugli staff assicurato all’Ufficio Servizi Generali e all’agenzia di assicurazione;  

• relazionarsi con le agenzie viaggi e le compagnie aeree al fine di valutare le soluzioni di viaggio maggiormente rispondenti alle esigenze dell’Organizzazione;  

• effettuare ogni sei mesi un follow-up del corporate agreement con principali compagnie aeree utilizzate;  

• rapportarsi con ambasciate e/o altri attori istituzionali al fine di agevolare gli spostamenti dello staff;  

• predisporre e inviare il materiale utile pre-partenza: magliette di EMERGENCY, badge etc. che possano rendere identificabile la persona al suo ingresso nel Paese;  

• collaborare con gli Uffici Logistici di progetto per assicurare che ci sia una comunicazione fluida e puntale degli arrivi (e dei rientri) nel Paese, e che le policies e le procedure di visa & booking siano correttamente implementate e seguano gli standard stabiliti dall’Ufficio Logistics & Supply del FOD;  

• assistere lo staff in viaggio in caso necessiti di informazioni e/o di un supporto legato alla risoluzione di un problema logistico;  

• comunicare all’ Ufficio del Personale le date di partenza e rientro degli espatriati e per far sì che ci sia un allineamento sulle date di inizio e fine del contratto di lavoro. Dovrà altresì collaborare con l’Ufficio del Personale per rendere possibile l’effettivo svolgimento delle visite di sorveglianza sanitaria;  

• produrre una reportistica completa (sul numero di voli, compagnie aree, paesi di origine etc.) che possa guidare determinate scelte future e consenta un’analisi e un monitoraggio dei costi.  

REQUISITI RICHIESTI  

• Pregressa esperienza maturata all’interno di agenzie viaggi e/o nella gestione ed organizzazione degli spostamenti dello staff;  

• Ottime capacità organizzative e di pianificazione;  

• Dimestichezza nell’uso di Microsoft Excel;  

• Ottima conoscenza della lingua inglese (livello minimo B2);  

• Capacità di lavorare in autonomia e individuare soluzioni alternative in contesti critici;  

Completano il profilo capacità di adattarsi a un ambiente in costante evoluzione, proattività nel ricercare soluzioni ottimali e buone doti relazionali e di comunicazione.   

Si richiede eventuale disponibilità a disponibilità ad effettuare trasferte per eventi relativi al mondo business travel o per attività di monitoraggio sul field.  

COME CANDIDARSI

Per informazioni o chiarimenti (non per candidarti) scrivi a fo.recruiting@emergency.it. Per candidarti vai al form on-line: le candidature inviate a questa e-mail non potranno essere valutate.

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