Grant Administrator

Il/la Grant Administrator è responsabile della gestione amministrativa del grant, del controllo e monitoraggio delle spese e della reportistica correlata. Sviluppa il piano di monitoraggio delle attività, compila e raccoglie le informazioni relative alla parte tecnica delle attività di progetto, riporta nei report interni ed esterni l’andamento delle attività. Supporta la fase di definizione delle nuove proposte progettuali.

Collabora con il Desk di Grant Management di Milano alla definizione della strategia e delle relazioni con i singoli donatori per la parte tecnica di progettazione e di implementazione delle attività proposte.
il Grant Administrator risponde gerarchicamente al Country Director in loco e funzionalmente al Desk Grant Management di Milano (HQ).

CONTESTO E ORGANIZZAZIONE DEL LAVORO

Il/la Grant Administrator si occuperà del supporto complessivo al programma di EMERGENCY in Sudan, che attualmente include il Centro Salam di Cardiochirurgia e il Centro di Chirurgia d’Urgenza e Traumatologia di Khartoum e i Centri Pediatrici di Mayo, Nyala e Port Sudan.
Con lo scoppio del conflitto nel paese, EMERGENCY ha definito una risposta di Emergenza, attualmente finanziata da OCHA (Sudan Humanitarian Fund) e AICS, mantenendo e riadattando i precedenti progetti di sviluppo già finanziati (EU, AICS, 8 x mille). Il paese si trova in una fase di Emergenza Umanitaria, con accesso limitato ai terreni di intervento direttamente coinvolti nel conflitto in atto (Khartoum e Nyala), pertanto la componente di monitoraggio delle suddette attività sarà effettuata in remoto.
Il Grants Administrator sarà basato presso il Centro Pediatrico di Port Sudan, unico punto di accesso ai voli internazionali nel Paese, area attualmente non coinvolta nel conflitto bellico.

COMPITI E RESPONSABILITÀ

Le principali responsabilità e mansioni del/lla Grant Administrator sono:

Gestione dei progetti in corso finanziati dai donors istituzionali:

• assicura il costante monitoraggio e la corretta implementazione delle attività previste dal grant nei documenti progettuali, verificandone gli eventuali scostamenti (cronogramma, attività e budget);
• produce la documentazione necessaria relativa ad attività, indicatori e fonti di verifica nelle fasi di implementazione e di valutazione (interna e esterna);
• monitora che tutti i dipartimenti coinvolti applichino correttamente le procedure amministrative richieste dai donor (gestione acquisti, approvvigionamenti, stock e inventari, fatture e contabilità, etc.);
• prepara la reportistica interna e quella tecnico-narrativa richiesta dai donors;
• Supporta l’amministratore nella preparazione della documentazione amministrativo/contabile di grants e organizza la documentazione necessaria per gli audit;
• assicura il rispetto dei vincoli di visibilità in loco richiesti dai donor e collabora con il Desk Grant Management per azioni di visibilità più strutturate.

Relazioni esterne e progettazione:

• collabora con il Desk Grant Management di Milano nella stesura di nuove proposte progettuali;
• collabora alla promozione dell’organizzazione per la ricerca di nuovi finanziamenti istituzionali a sostegno delle attività di EMERGENCY;
• collabora con il Country Director nel rappresentare l’organizzazione nei contesti istituzionali;
• partecipa attivamente ai meccanismi di coordinamento in loco (cluster meeting, humanitarian coordination etc.) e mantiene le relazioni con donors e altri stakeholders, per quanto riguarda la gestione tecnica dei progetti in corso e le possibilità di futura progettazione;
• gestisce i rapporti con le controparti locali (ministeri e partner di progetto) inerenti all’implementazione del progetto all’interno del quadro di azione stabilito con il Coordinatore di progetto.

REQUISITI SPECIFICI

• Conoscenza fluente della lingua inglese scritta e orale (livello C1-C2 della Scala Europea);
• Minimo 2 anni di esperienza nella gestione amministrativa del grant, maturata preferibilmente in progetti umanitari di emergenza;
• Conoscenza avanzata del Project Cycle Management sia a livello teorico che di implementazione pratica;
• Esperienza rendicontazione e monitoraggio finanziario oltre a tutti gli aspetti amministrativi e procedurali relativi alla compliance con le linee guida dei donatori istituzionali;
• Buona conoscenza delle linee e procedure di finanziamento dei principali donatori istituzionali. Ottima conoscenza di almeno uno dei seguenti donatori istituzionali: EU, OCHA, AICS;
• Esperienza nell’utilizzo di strumenti di monitoraggio e valutazione;
• Ottima conoscenza del pacchetto Office, in particolar modo Excel, e dimestichezza con i principali strumenti informatici;
• Attitudine a lavorare in team e sotto pressione, rispettando le scadenze;
• La conoscenza della lingua italiana, funzionale al dialogo con i donors e allo svolgimento delle attività quotidiane, costituirà requisito preferenziale;
• Master in PCM e discipline affini sono considerati un plus.

DISPONIBILITÀ RICHIESTA

Da Settembre/Ottobre 2023, almeno 6 mesi di permanenza all’estero comprensivi di un periodo di ferie retribuite da effettuare al termine della missione in accordo con il Coordinatore.

COME CANDIDARSI

Per informazioni o chiarimenti (non per candidarti) scrivi a fo.recruiting@emergency.it. Per candidarti vai al form on-line: le candidature inviate a questa e-mail non potranno essere valutate.

Informativa ai sensi del Regolamento UE 2016/679 (GDPR)

EMERGENCY ONG Onlus, Via Santa Croce, 19 – 20122 Milano, è Titolare del Trattamento ai sensi del Regolamento UE 2016/679 (GDPR). I Dati Personali trattati per finalità di ricerca, selezione, avvio e gestione del rapporto di lavoro potranno essere conosciuti solo da personale specificamente incaricato delle operazioni di trattamento ed essere comunicati a terzi cui possono essere affidate specifiche attività di trattamento. I Dati Personali verranno conservati per il tempo necessario ad adempiere alle finalità sopra riportate salvo il rispetto di eventuali altri diritti, obblighi o esigenze di tutela a norma di Legge. Gli interessati possono esercitare i diritti di cui agli Artt. 15 e seguenti del GDPR scrivendo a privacy@emergency.it.
Responsabile della Protezione dei Dati personali è Nicola Tarantino che può essere contattato scrivendo a dpo@emergency.it.
L’informativa completa è sempre disponibile sulla pagina Privacy di questo sito.