Coordination Secretary

Paese
Italia

Lingue richieste
Italiano e inglese

Tipologia di contratto
Contratto a tempo determinato (1 anno), full time 38 a settimana. RAL 20.500€, possibilità di lavorare da remoto 2 giorni a settimana

Requisiti fondamentali
Pregressa esperienza maturata nel ruolo di segretaria e/o di assistente e ottima conoscenza della lingua inglese

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Leggi la descrizione completa e, se hai i requisiti necessari, inviaci la tua candidatura.

A diretto riporto del Direttore Field Operation Department (FOD) e della Direttrice della Medical Coordination Unit (MCU), ha il compito di supportare ambedue le figure di direzione nelle attività quotidiane e nella gestione della propria agenda, così da agevolare la loro pianificazione e l’organizzazione degli eventi in cui coinvolti. Nonché di rispondere alle richieste in ambito logistico e amministrativo, come l’organizzazione delle trasferte, la compilazione delle RDA (richiesta di acquisto) e la preparazione di materiali.

Principali compiti e responsabilità

  • gestire l’agenda del Direttore FOD e della Direttrice della MCU, in particolare tramite l’organizzazione, la preparazione e la partecipazione alle riunioni, predisponendo l’ordine del giorno, stilando la minuta e facendo azioni di follow up attraverso la condivisione degli action points;
  • supportare alla produzione e alla revisione dei materiali, quali presentazioni, documenti, progetti, report ad hoc a seconda delle necessità e delle singole richieste;
  • fornire un supporto di tipo logistico ai Direttori e ai membri della MCU, quali firme di documenti, prenotazioni, condivisione di materiale divulgativo, iscrizioni a eventi esterni, ect;
  • rispondere alle richieste di tipo amministrativo, come la compilazione delle RDA relative alle spese della MCU, così da mantenere sotto controllo alcune voci di budget e fornire aggiornamenti in merito;
  • fungere da filtro tra quelle che sono le richieste dei diversi uffici – come tra i desk e il Direttore FOD e i componenti della MCU e la Direttrice – e quelle provenienti degli enti esterni;
  • sviluppare e monitorare un sistema di archiviazione (cartacea e digitale) della documentazione in possesso e prodotta;
  • mantenere aggiornata la piattaforma di Sharepoint contenente i protocolli medici e clinici prodotti e redatti dal MCU.

Plus:

  •  in collaborazione con l’Area Director Assistant, redigere e archiviare la documentazione necessaria ai progetti come MOU, protocolli, lettere ufficiali, report, ect e fornire tutta la documentazione necessaria per permettere la registrazione di EMERGENCY nel paese (supporto dell’Area Migration)

Requisiti richiesti

  • Esperienza pregressa nel ruolo di almeno 3 anni;
  • Orientamento al risultato con buone capacità organizzative e di gestione del tempo;
  • Ottime doti comunicative e relazionali;
  • Flessibilità e capacità di adattarsi ad un ambiente in costante evoluzione;
  • Conoscenza fluente della lingua inglese (livello minimo richiesto: C1);
  • Conoscenza del pacchetto Office e delle piattaforme multimediali, come Microsoft Teams;
  • Disponibilità alle trasferte.

COME CANDIDARSI

Per informazioni o chiarimenti (non per candidarti) scrivi a fo.recruiting@emergency.it. Per candidarti vai al form on-line: le candidature inviate a questa e-mail non potranno essere valutate.

Informativa ai sensi del Regolamento UE 2016/679 (GDPR)

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