Administration Manager – Desk

Paese
Italia

Lingue richieste
Italiano e inglese

Tipologia di contratto
Contratto a tempo determinato (1 anno)

Requisiti fondamentali
Esperienza in ambito amministrativo/contabile di almeno 3 anni; ottima padronanza di Excel

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Il Desk amministrativo del Field Operations Department (FOD) è responsabile della gestione amministrativa e contabile di tutti i progetti di EMERGENCY. L’Administration Manager risponde direttamente all’HR & Administration Coordinator ed è il diretto responsabile dell’Administration Officer. A lui riportano funzionalmente i Field Administrator e i Country Administrator dei diversi progetti di EMERGENCY.

La figura ricercata avrà un ruolo di raccordo tra l’amministrazione dei progetti e quella centrale (HQ), al fine di garantire il rispetto delle procedure amministrative dell’Organizzazione e dei donors. Sarà il punto di riferimento per i field administrator delle missioni nonché per i diversi Desk del FOD che necessitano di supporto in ambito amministrativo.

Principali compiti e responsabilità

L’Administration Manager:

  • in stretta collaborazione con HR & Administration Coordinator, si occupa della redazione del budget e dei forecast dei progetti, nonché del controllo dei rispettivi costi;
  • ha un ruolo di raccordo con l’amministrazione centrale, per garantire la conformità della contabilità dei progetti ai principi contabili applicati dall’Organizzazione;
  • collabora con il Dipartimento HR&Administration del FOD, fornendo supporto per i calcoli inerenti all’amministrazione del personale locale (salari, fiscalità, impatto di eventuali adeguamenti salariali sul budget di progetto)
  • verifica i requisiti del software di contabilità dei progetti e segnala al Dipartimento Data Analysis le nuove esigenze contabili che dovessero emergere, valutandone le possibilità di sviluppo;
  • verifica e predispone gli invii dei fondi per garantire la liquidità nei progetti;
  • è responsabile della Selezione e della Pianificazione del personale amministrativo espatriato, in stretta collaborazione con il Dipartimento HR. Partecipa ai momenti di briefing e debriefing del personale amministrativo dei progetti;
  • svolge missioni all’estero di monitoraggio, per eventuale copertura ferie dei field administrator, per supportarli durante la fase di audit o per accompagnare le prime missioni sul campo formandole ed introducendole al progetto;
  • supporta i field administrator nella produzione di reportistica richiesta dai donatori o dagli enti governativi.

Con il supporto dell’Administration Officer e monitorandone le sue attività:

  • verifica la conformità e correttezza delle prime note mensili dei progetti;
  • fornisce supporto al personale amministrativo dei progetti nello svolgimento delle loro mansioni;
  • verifica la correttezza della documentazione inviata dai progetti alla sede;
  • verifica la corretta applicazione delle procedure amministrative interne e dei diversi donatori;
  • garantisce la corretta archiviazione digitale (e cartacea, ove presente) della documentazione amministrativa di progetto.

Requisiti specifici

  • Laurea in discipline economico-contabili
  • Pregressa esperienza di almeno 3 anni in un ruolo amministrativo senior, maturata in progetti umanitari
  • Esperienza in preparazione di reports economico finanziari
  • Ottima padronanza di Excel
  • Conoscenza intermedia della lingua inglese (livello minimo B2)
  • Ottime capacità organizzative e proattività nella risoluzione di problemi
  • Precisione, attenzione al dettaglio ed approccio metodico alla gestione del lavoro
  • Motivazione a lavorare in ambito umanitario e condivisione dei valori e della mission di EMERGENCY

Requisiti preferenziali

  • Conoscenza delle procedure amministrative dei principali donatori (ECHO, EU, AICS)
  • Conoscenza di software contabili costituisce un plus

Disponibilità richiesta

Richiesta disponibilità minima di un anno. La sede di lavoro è Milano ma è richiesta la disponibilità del candidato/a ad effettuare trasferte sui progetti ove richiesto.

COME CANDIDARSI

Per informazioni o chiarimenti (non per candidarti) scrivi a fo.recruiting@emergency.it. Per candidarti vai al form on-line: le candidature inviate a questa e-mail non potranno essere valutate.

Informativa ai sensi del Regolamento UE 2016/679 (GDPR)

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